Testperioodi juhis 2020

Testperiood juuni 2020

Uuendatud 13.07.2020

Testperioodi esimese nädala kokkuvõte

Testperioodi teise nädala kokkuvõte

Testperioodi kolmanda nädala kokkuvõte

Testperioodi kokkuvõte

Periood: 22.06 – 12.07.2020
Osalejad:
REKS: help(at)reks.ee
Ravimiamet: info(at)ravimiamet.ee
Apteegid/haiglaapteegid/hulgimüüjad: vastavalt REKS’le teavitatud soovi alusel

Veateadete edastamise süsteemi leiate SIIT.

EESMÄRK

Ravimite ehtsuse kontrollimine kõikidele serialiseeritud, ainulaadset identifikaatorit (2D koodi) kandvate ravimipakendite osas, vastavalt lõppkasutaja kohustusele pakendite ehtsust kontrollida. Testperioodil edastatakse kõik hoiatuse teate (alertide) tulemused REKSile menetlemiseks ning paigutatakse ravimipakend kuni menetluse tulemuseni teistest eraldi. Hoiatuse teate saanud pakendit ei tohi testperioodil kliendile väljastada enne kui on teada menetluse tulem või on kasutaja ise kindlaks teinud nt inimliku eksimuse, miks hoiatuse teade ilmnes.

Testperioodi eesmärk on läbi teha ravimite ehtsuse kontrollimise, hoiatuse teadete edastamise ning menetlemise tervikprotsess, et hinnata protsessi iga osapoole tegevuse tõhusust ning vajadusel korrigeerida tegevusi.

PROTSESS

Test periood vältab 3 nädalat.

Testimisel osalev apteek, haigla, hulgimüüja (edaspidi lõppkasutaja) kontrollib iga serialiseeritud 2D koodi kandvat ravimipakendit (vastavalt tema kohustusele, nt hulgimüüja ei pea kõiki 2D koodi kandvaid pakendeid kontrollima) ning tegutseb vastavalt Ravimiameti juhendile (edastatud Ravimiameti poolt 15.05.2020 “Võltsingute edastamise juhend v2”). Juhend on leitav ka SIIT.

KOODID, MILLE OSAS TULEB EDASTADA TEAVITUS

Testperioodil ootame järgmiste hoiatuse koodide osas teavitusi. Juhul kui kasutajal on teada, miks antud kood ilmnes (nt skanneeriti meditsiiniseadet), siis testperioodil palume, et edastaksite ikkagi pakendi info, aga lisaksite ka juurde, et nt pakend on patsiendile väljastatud, sest veapõhjus oli teile kohe teada.

Hoiatuse kood Selgitus
NMVS_NC_PC_01 Tundmatu tootekood
NMVS_NC_PC_02 Tundmatu seerianumber
NMVS_NC_PCK_06 Pakendi staatus ei vasta tagasivõtmise käsklusele (seatud staatus ja tagasipööratav staatus peavad olema samaväärsed)
NMVS_NC_PCK_19 Omand on pakendile juba määratud
NMVS_NC_PCK_20 Omandi määramise ja tagasivõtmise vaheline ajaline limiit on ületatud
NMVS_NC_PCK_21 Tagasipööramist saab teostada ainult kasutaja, kes staatuse/tunnuse määras
NMVS_NC_PCK_22 Pakend on juba mitteaktiivne
NMVS_NC_PCK_27 Staatuse muutmist ei saanud teha
NMVS_FE_LOT_03 Andmetele vastavat partiid ei leitud
NMVS_FE_LOT_12 Kõlblikkuse kuupäev ei vasta EtMVSis olevatele andmetele
NMVS_FE_LOT_13 Partii ID andmed ei vasta EtMVSis olevale seerianumbrile

Teiste koodide puhul ei ole vaja teavitada REKS’i vaid tuleb lähtuda koodide kirjeldusest (nt aegunud parool – tuleks uuendada parooli). Kui aga on mingi kood, mille osas teil on segadus, siis palume, et kontakteeruksite help(at)reks.ee.

Näiteks erandlikult võib olla vajadus edastada ka NMVS_SUCCESS kood (päring õnnestus) kui tehti pakendi ehtsuse kontroll kuid pakendi staatus on näiteks EKSPORDITUD jne ehk et paken on mitteaktiivne ja te ei saa pakendit deaktiveerida.

ANDMED, MIS TULEB TEVITUSES EDASTADA

Veebivormis on oluline edastada kõik kohustuslikud (*) andmed. Vajadusel lisage juurde pilt.

E-kirja teel edastades juhime tähelepanu, et vajalik on edstada andmed e-kirja teksti sees, mitte ekraanist tehtud pildina ning lisada sinna järgmised andmed:

  1. Teatise esitaja asutuse nimi
  2. Esitaja e-post ja telefoninumber
  3. Ravimi nimetus
  4. Tootja
  5. Tootekood (GTIN/PC)
  6. Partii
  7. Seerianumber (SN)
  8. Kõlblikkuse kuupäev
  9. Veakood
  10. Staatus ja staatuse põhjus (va siis kui pakendi staatus on aktiivne)
  11. Staatuse põhjus
  12. Ravimi müünud ettevõtte nimi
  13. Veateate ID (kui on teada)
  14. Vajadusel lisada juurde foto hoiatuse teate põhjustanud ravimipakendi 2D koodi kujutavast küljest
KUIDAS TEAVITUSI EDASTADA
  1. Kui pakendi kontrollimine õnnestus ei ole vaja lõppkasutajal midagi
    täiendavalt teha
  2. Kui pakendi kontrollimisel ilmnes hoiatus teade (ehk alert mis
    loetakse potensiaalse võltsingu kahtluseks) tuleb:

    1. Edastada pakendi andmed, veakood ja teate edastaja andmed REKS’ile:
      1. REKS menetlussüsteemi veebivormi kaudu – leitav REKS kodulehe kaudu, ei vaja konto loomist. Süsteem edastab koheselt automaatse vastuse 24/7, sh. juhtudel kui teavitus läheb manuaalsesse menetlusse;
      2. REKS menetlussüsteemi tehnilise liidese kaudu – eeldab kasutaja infosüsteemi liidestamist. Süsteem edastab automaatse vastuse 24/7, sh. juhtudel kui teavitus kuulub manuaalsele menetlusele. Palume vajadusel uurida enda IT-arendajalt, kas liidestus REKS menetlussüsteemiga on loodud;
      3. e-kirja teel – Nõutud andmekooseisus teavitus edastatakse help(at)reks.ee. REKS võtab menetlused töösse tööpäevadel ja edastab vastuse esimesel võimalusel
    2. Juhul kui kasutaja tuvastas, et veakoodi ilmnemise võis põhjustada kasutaja poolne viga/tehniline probleem (nt vale klaviatuuri keele seadistus) tuleb edastada info REKS’i e-kirjaga ning märkida ära ravimi andmed, veakood ning kasutaja selgitus;
    3. Ravimipakend tuleb paigutada teistest eraldi (karantiini), kuni on laekunud REKS poolne vastus menetluse kohta. Pakendit ei pea paigaldama teistest eraldi kui teavitus edastatakse REKS veebivormi/liidese kaudu ning süsteem edastab automaatse teavituse, et ravim on lubatud väljastada (näiteks, et tegemist on erandiga).
  3. Kui pakendi kontrollimisel ilmnes tehniline veateade tuleb:
    1. Veakoodi alusel välja selgitada, kas tegemist oli:
      1. Kasutaja poolse veaga – kasutaja teeb vastavad parandused ning REKS’i ei pea edastama teadet: Nt: NMVS_FE_AU_11 – aegunud parool; NMVS_FE_AU_01 – vale kasutaja või parool; NMVS_FE_AU_02 – kasutaja on lukustatud jne;
      2. Süsteemi tõrkega – kasutaja fikseerib pakendi andmed, pakend on lubatud kliendile väljastada kuid pakend tuleb hiljem süsteemi töö taastumisel deaktiveerida. Nt: NMVS_TE_REQ_01 – süsteem ei olnud kättesaadav. Toote võib väljastada, kuid toote andmed tuleb üles märkida, et pakend hiljem deaktiveerida. Kui mingil põhjusel ei õnnestu nt ka kuni 48h hiljem seda pakendit deaktiveerida tuleks sellest teavitada REKS’i;
      3. Süsteemi erandite nimekirja kantud ravimiga – kasutaja võib ravimi väljastada. REKS’i ei pea teadet edastama. Nt: NMVS_NC_PC_15 – tegemist ei ole serialiseeritud tootega; NMVS_NC_PC_06 – tootekood ei ole süsteemis saadaval (ei ole alert) jne.
OODATAV TULEMUS
    1. REKS hindab:
      1. Menetlusele kuluvat aega, et vajadusel optimeerida protsessi enne üleminekuperioodi lõpetamist;
      2. Laekuvate teadete kvaliteeti (kas klik nõutud andmed on olemas ja vajalikul kujul), et vajadusel juhendada/nõustada lõppkasutajaid;
      3. Kommunikatsiooni protsessi, ehk et kas on olemas kõikide osapoolte (lõppkasutajad, MLH) vajalik kontaktinfo
    1. Lõppkasutaja hindab:
      1. veateadetest arusaamist, et eristada hoiatuse teated ja tehnilised vegetated ning välistada lõppkasutaja enda poolsed vead
      2. edastatavate teadete menetlemise protsessi (sh kas nõutud aandeed on olemas jne)
      3. kuidas toimib pakendi teistest eraldamine ning kuidas leida üles menetluse vastuse saanud pakendid
      4. kommunikatsiooniprotsessi, kuidas toimub teadete edastamine REKS’le ja vastuse saamine
TULEMUSTE KOKKUVÕTE

Palume testijatel täita perioodi lupus hinnang ja vajadusel lisada täiendavad kommentaarid tagasiside vormile (võimalik Word’is all olevast lingist alla laadida ning täita). Vajadusel võib saata hinnanguid ka jooksvalt.

Testperioodi tagasiside vorm

Üles